為了掌握一項工作得花費多少時間，最好的方法是「從一開始就記錄時間」。 比方說準備簡報時，需要處理的環節包含「組織內容架構」「搜尋必要資訊」「編排資料」「實際演練」。
記錄每一個環節所花費的時間，找出工作時間的平均值，之後就能大略算出簡報所需的準備時間了。
當然，每一個主題的準備所需時間不盡相同，就跟開車一樣，有時路況會比 預想中還順暢，有時候則會因為塞車而比預期時間還晚抵達目的地。所以我們除了平均所需時間之外，還要留一段緩衝時間，不要把排程塞太緊。
這麼一來，就能大幅減少準備不周而導致的出錯情況了。
實際翻閱行事曆，模擬工作狀況為避免排程出錯，還有一項重要的準備是沙盤推演。翻開行事曆，模擬一兩 鎮週之後的排程狀況，假設發現「很多行程集中在下星期四前後，那幾天應該會 很忙」，就得事先擬定對策。
對出差的上班族來說，高鐵可說是絕佳的工作地點，尤其紫色的商務車廂更能提高工作效率，於是你決定：「好！下一次出差時我要自費升級成商務車廂。」 那麼搭乘高鐵時，就會因為珍惜花下去的錢與擁有的時間，拚命工作。
話雖如此，無論擬定什麼樣的計畫， 人的時間依然有限，很多時候即使想完 成所有待辦事項，時間上可能也不允許。
這種時候就必須有所取捨，決定事情的優先順序，並乾脆捨棄優先程度低 的事項，再不然可以請主管或客戶窗口稍微延長期限。至於臨時取消雖是下下 策，但也不失為應急手段。
我有時也會臨時取消重要性較低的會議，雖然這並不是件值得嘉許的事。不過換個角度想，排程計畫其實也是幫助 你釐清事務優先順序的工具。為了成功完成重要的案子，我們不能讓瑣碎的事物奪走時間與精力。
※本文內容授權自 《【99％零失誤精準工作術：36個簡單上手的思考習慣 】書籍 / 今周刊出版》 ，未經授權不得轉載。
在熟悉的日常作業卻破綻百出！ 以為能夠輕鬆完工，卻狀況連連！ 一旦犯了錯就手忙腳亂，接二連三失誤，怎麼辦？ 個人、團隊、制度都忙中有錯的時代， 「零失誤」的精準思考術， 才是職場真本事。
我在前面介紹了各種失敗的模式：「以為『這次一定沒問題』「有二就有 三」「無妄之災」。
有人犯錯後會從中汲取教訓，未來不再重蹈覆轍，有人卻是一錯再錯。這兩種人的差別在哪裡呢？
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