企業徵才/登入
回首頁回首頁
首頁 > 好文上架 > 名人視野

想去三菱商事上班?第一步先做沒意義的事

  • 2016-4-25
  • 文/佐藤智惠
  • 圖/herval
圖片來源:<a href="https://www.flickr.com/photos/herval

圖片來源: herval,CC Licensed

三菱商事全力培育國際人才,每年有超過百人以上的年輕員工,被派遣至世界各地。

據說,三菱商事對員工的指導原則是「不嘩眾取寵、不耍小聰明,凡事堂堂正正面對」,即使失敗,只要是光明處事(三菱商事的企業理念之一,意指企業活動需堅守透明性、光明性、公平性)的結果,便會給予員工重新挑戰的機會。

三菱商事的員工鈴木圭一,曾於二○○八年挑戰開拓海外新商務,他分享了自己從失敗中學習的經驗。

「啊!又得重寫給部長的報告書了,真是毫無意義的工作。」

一九九五年,是鈴木圭一進入三菱商事的第三年,當時的他每天都在心中抱怨。鈴木在開發建設部,經手都市再開發的相關業務,必須將公司與居民,或購買土地的企業雙方的協調結果,製作成報告書呈交給部長,但他的報告書卻屢屢被退件。

據三菱商事規定,報告書的篇幅必須限制在一至兩張A4紙內,且內容講究簡潔扼要。主管收到員工的報告書後,會以紅筆批改,並退回給當事人修改,這種像是寫公文練習般的訓練,從剛進公司之後便一直持續到第三年左右。

鈴木提交的報告,有八成以上會被上頭修正,收到滿江紅的報告書後,還必須用打字機把報告書重新繕打一次,並再次上繳。

「三菱商事的報告書習慣用文言的方式書寫。例如『前文所述』必須寫成『前揭』;還規定使用『據悉』等文謅謅的用詞,甚至連並列詞語都有規定,例如提到兩樣事物的時候要用『A及B』,三樣則是『A、B及C』,三樣以上則使用『以及』。即使是這種小地方,部長也絲毫不馬虎。」

「用『及』跟『以及』還不都一樣?」鈴木說自己當時超想大吼。

「報告書不但要符合用字用語的規定,還必須投主管所好,真是本末倒置。與其拘泥格式,報告的速度及效率應該重要多了吧?況且我的業務很少出錯,實在沒什麼好報告的,所以我每次修改,都抱著心不甘情不願的心情。」

鈴木當時每天都在想,自己明明是為了從事國際商務才進入三菱商事,現在卻每天都在練習寫公文。公文能力對於國際企業而言根本不重要吧?到底得熬到什麼時候,才能逃離寫作練習的地獄呢?

使用既定格式,是為了增加效率

鈴木回憶道:「剛進公司前兩年,還覺得工作很新鮮,但到了第三年,便開始對單調的業務感到厭倦。明明工作能力還不到位,卻自以為是了起來。一方面也是因為,想到自己都已經待在公司三年了,還只能做這種工作嗎?我為此感到非常焦慮。」

當時的鈴木還無法理解內部報告書的價值,只想著:「反正不管怎麼寫,都會被改得亂七八糟,那就乾脆隨便寫一寫吧︙︙誰叫上頭這麼刁鑽?」

於是,他的報告書越寫越馬虎,終於有一天,組長將他叫到面前。

「鈴木,你的態度太敷衍了,拿出熱忱來!部長他可忙得很,寫出簡潔易懂的報告,是部屬最基本的職責。你只要按照公司規定的格式,就能讓批閱者一目瞭然、立刻做出判斷,連帶增進團隊整體的工作效率。」

原來上頭這麼要求格式的統一,是為了增加團隊的工作效率。鈴木這時才領悟主管為何要特地耗費時間,親自替部屬批改報告書。

「現在想想,我不禁懷疑自己為什麼在受到責罵前,沒能主動詢問這些業務究竟有什麼意義。其實工作就像練肌肉一樣,要鍛鍊基礎能力,就必須先從重複執行同樣的作業做起,但只要心中有任何一點不甘願,就無法長久持續。這件事讓我明白,無論多麼瑣碎的工作,對公司都是有意義的。」

後來,鈴木開始認真撰寫報告書,上頭批閱回來之後也不再滿江紅。同時,他也察覺到,在重新繕打報告書的過程,能幫助整理自己的思緒。

時至今日,鈴木也成為負責批改部屬報告書的主管,他說:「開始批閱報告書後,我才體會到,組長當時為何要如此嚴厲的訓斥我。按照規定格式書寫的報告書,讀起來真的非常清楚。然而,包含我在內的所有主管,因為實在太忙,現在都直接在電腦上修改部屬的報告。雖然我覺得用紅筆批改,最能讓新人知道自己哪裡寫得不夠好,只可惜沒有那麼多的時間。」

三菱商事傲人的商務成績,都是靠著這一張一張的報告書累積而成的,鈴木直到成為主管才領悟到這一點。

「單單一張報告書,當然沒有任何金錢上的價值。但是當報告書累積到一個階段時,便能彙整成一份完整的企畫案。一旦企畫案通過,假設是與石油、礦物、電力等產業有關的案子,甚至動輒數千億日圓也是常有的事。多虧當時主管的訓斥,我才能寫出像樣的報告書,實在令我感激不盡。」


※本文內容授權自《世界菁英為什麼相信失敗,質疑成功?》,未經授權不得轉載。


更多《外商企業》工作機會在這裡~
■ 日商艾鳴網路遊戲_總務行政專員(台北市)
■ 日商山下海外事業_繪圖人員(台北市)

世界菁英為什麼相信失敗,質疑成功?

世界菁英為什麼相信失敗,質疑成功?

在本書作者佐藤智惠,在哥倫比亞大學商學院留學期間,即進入波士頓顧問集團工作,之後並擔任該校面試官。與世界菁英多年相處的經驗,她發現:世界一流企業如麥肯錫、高盛、Google、豐田汽車……,在試探一個人能否成為人才時,一定會問:「說說你一輩子都記得的事,那件事你是怎麼搞砸的?」 因為,有些責難,是老闆要測試你多能扛,有些成就,甚至需要你曾經把一件大事搞砸!

《本專欄文章列表》

最新文章更多好文上架文章