圖片來源:Sonia Fantoli,CC Licensed
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the muse專欄作家KAT BOOGAARD提出,向上司請示時的五個技巧,不僅避免被當成笨蛋,同時也成功解決工作困境。
1.依急迫性決定電郵報告或是面對面
請求上司協助時,首先必須依照事態的急迫性選擇聯絡的方式。很多人會選擇電子郵件的方式,因為這避免了面對面的尷尬,而且可以在寄出前反覆斟酌內容,避免因緊張而口誤的現象發生。另外,使用電子郵件告知上司還有一個好處,那便是可以讓上司在短時間內瞭解自己想要傳達的意思,避免佔用上司過多的時間。
然而,當問題很嚴重且具強烈急迫性時,直接找上司報告是一種較佳的方式,因為電子郵件的收發不那麼即時,一來一往的信件回覆很可能措施解決問題的最佳時機,造成更不可挽回的結果。
2.準備充足資料,避免一問三不知
向上司報告時,最忌諱的就是一問三不知的反應,即便無法提出最佳的解決方案,至少也需對事件始末做功課。除了完整講述出事件發生的原因,同時要提到自己曾嘗試哪些方法解決問題,是否有人讓這件事的情況更加惡化,必要時還可以加上圖片做說明。不要只是將問題丟給上司,這只會凸顯自己的無能。盡可能地描述問題,讓上司能在最短時間內掌握所有情況。
3.明確指出可能的風險與威脅
有一種最要不得的情況,是當員工明知事態已經十分嚴重,但害怕上司的責罵,又或是害怕承擔責任,因而刻意隱瞞真實情況,讓公司無法在第一時間解決問題,導致更嚴重的後果。
既然問題已經發生,即便讓人不想面對,但是一味的逃避並無法解決問題。相反的,在向主管彙報時明確指出潛在的危險,也許對公司營收或是品牌形象的衝擊,又或是顧客滿意度的下滑。基於這些分析,主管可以準確分配資源以及調度人力,降低結果嚴重性。而事實上,當員工願意老實說出問題時,主管應該要感到慶幸,因為至少下屬願意講出真相,不讓主管成為全公司最後一個發現出包的人。
4.不要急著說對不起,正面感謝上司的協助
毫無辦法就找上司的情況下,很多人會覺得十分彆扭,甚至開始否定自我的能力,因而習慣性地說出「對不起」這三個字。然而,人總會遇到自己不擅長的事物,沒有人可以十項全能、樣樣精通。在請求上司協助時,比起說「很抱歉打擾你,但我真的知道該怎麼辦」,倒不如說「非常感謝您的協助,我會以這樣的方式來回應客戶」,正面感謝上司提供的資訊,這更讓人感覺自己是值得信任的。
5.記錄下解決過程,培養危機處理能力
初次碰到問題,不知道如何解決是很正常的,但若一再問相似的問題只會讓上司感到厭煩,更落實了自己沒有能力的名聲。因此,在上司講述解決方法的同時,一定要認真地記錄下來,並內化成自己的知識,當下次碰到類似的問題時就可以主動出擊、獨當一面了。
向上司求助的過程很容易打擊一個人的信心,然而問題發生時自己也別無選擇,必須倚靠上司的經驗與智慧來解決問題。在事情沒有更嚴重前,深吸一口氣,按照這五個步驟,勇敢敲一下主管的門吧!
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