新鮮人熱門職缺—助理、行政、秘書到底在做什麼？

• 2016-4-12
• 文／凌帠的管理世界
• 圖／U.S. Department of A

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對於社會新鮮人而言，沒有工作經驗，對專業也沒有把握，以助理職位做為職業生涯的起點，似乎也很理所當然。

既然門檻低，那麼應徵的人就多，競爭勢必激烈，那麼應該要具備那些條件，才能夠脫穎而出呢？

在人力銀行刊登個「工程師」或是「管理師」的工作，竟然會沒人來應徵！真是奇怪了，不是很多人都找不到工作嗎？怎麼會沒人投履歷呢？只好想個辦法，把應徵的範圍擴大，將原來應徵的職稱前面加個「助理」以及「高級」兩個字，應徵的職位就變成「助理工程師」、「工程師」、「高級工程師」，以及「助理管理師」、「管理師」、「高級管理師」，沒想到，新職位刊登後履歷就如雪片般紛飛而來，應徵者的學歷不但是大學畢業還是本科系、甚至還有碩士來投履歷的，但最有趣的卻是——全部都是來應徵「助理」工作的。

過去大多是學歷低、專業差、沒經驗或是非本科系的人才會去應徵助理類的工作，但現在卻經常看到本科系大學生、碩士也來應徵助理的工作，搞得競爭異常激烈，是發生了什麼情況才會變成這樣？究其原因——沒自信是也。由於大學氾濫，人人可進大學，加上學校把關不嚴，學生努力不夠，渾渾噩噩過了四年的結果，面臨求職時當然會沒有自信。

助理的工作

助理類的工作，就是協助專業職或主管職的人處理相關事務，事情不需自己判斷、無須擔負責任、不怎麼需要專業技能、只要照著指示去做就是了，還可以藉此來學習專業技能，累積經驗，不過最重要的應該還是工作壓力應該比較低吧！

所有助理類的工作，共同的工作內容應該就是行政作業，尤其是行政助理、部門助理以及秘書，因此具備行政處理能力是成為一位助理最基本的要求。

行政處理能力，大致包括公文處理、檔案管理、文書處理、行程安排、會議安排、報表整理、表單填寫……等等。因為現在行政工作幾乎都需要用到電腦處理，所以對於電腦操作、Office軟體的熟悉度就變得很重要了。

一般行政助理的工作大致如下：

公文處理

包括一般公文、簽呈、表單之收發以及歸檔。有些政府單位或公司已推行電子公文系統，故無人工作業，但因為各公司所採用的系統不一，所以這部份可以等到上班後再開始學習即可。

文書處理

主要是電腦打字以及排版，一般都是使用Word軟體，中文打字速度最基本要求每分鐘應達30~40字，若是需要經常輸入大量稿件，則每分鐘最好能達70~80字，專業的打字人員大概每分鐘都有100字以上的能力。

至於排版方面，能夠熟悉Word的排版即可，大部分人對於Word的排版都不熟悉，因此浪費很多時間在排版上面，對於Word排版，應該要懂得縮排、段落設定、頁碼、頁首頁尾、表格、項目符號、編號、多層次清單、會使用樣式則更佳。

會議安排及行程安排

會議安排及行程安排最主要是聯絡相關單位與人員，協調時間，並做好相關準備工作，如預約會議室、準備會議資料、會議使用器材準備、會議室整理、發送會議通知、擔任會議記錄等等。若還要幫忙製作投影片則必須要會Power Point。

報表製作

報表製作除了要會Word外，最好還能會Excel，除了基本操作及運算外，要會簡單的函數，如SUM()、AVERAGE()、COUNT()、IF()、SUMIF()、COUNTIF()、如果能會VLOOKUP()更佳；各種統計圖表的製作亦必須要會。

雜事處理

各家公司狀況不同，有些公司還可能要做些環境整理、電話接聽、接待、倒茶、訂便當……等等雜事。還有就是主管交辦的工作，要能夠達成主管的要求、完成主管交辦的事項。

好助理關鍵

助理需要會的技能不多，一般的行政事務也很容易上手，因此門檻不高，但助理要處理的事務繁雜，要能應付各種需求，處理事情的速度要快，所以要做好助理工作的關鍵不在技能而在個性與工作態度。

一位好的助理，他的個性應該是：有耐性、做事謹慎細心、反應佳；而工作態度應該是：服從、做事認真、肯吃苦、不怕煩；最忌諱的則是：粗心大意、不認真、反應慢、愛八卦、動作慢，所以別以為助理的職位低，反應遲鈍、粗心大意的人也能勝任，你如果這樣想，那恐怕就誤會大了。

專業類助理

除了行政助理或是部門助理外，有些助理工作是協助專業人員處理事務，例如：工程助理、研發助理、工務助理、業務助理……等等，這類專業助理除了行政工作外，還需要基本的專業概念，但對於是否具有工作經驗則較不重要。就是因為如此，很多對自己專業能力沒信心的人才希望能從助理的工作開始做起，因為只要稍微具備該領域的基本知識，再加上肯努力就有錄取的機會。

其中業務助理的工作則較為不同，業助的工作內容各行業雖有些不同，不過一般通常都是：客戶資料蒐集整理、訂單作業（報價單製作、訂單製作、Key in 電腦系統）、協助業務銷售、聯繫客戶、銷售報表整理、貨款整理與催收，若是固定客戶例行性的訂單有時會讓業助來處理，如果是貿易公司或是有出口業務，還會增加報關相關作業。

助理的升遷

行政助理、部門助理因為沒有專業，所以晉升的困難度很高，除非在這段期間學會了某項專長，否則想要晉升或調薪都很不容易。

專業助理要晉升會比較有機會，尤其是當正職工程師出缺時，就很有可能會把助理升上來。專業助理升遷的關鍵還是在於專業技能的程度，在擔任助理的期間，如果自己很認真的學習專業技能，表現得好就很有機會獲得拔擢。

秘書的工作

秘書的工作大致與一般行政助理差不多，但還是稍稍有些不同。秘書一般是負責主管或老闆個人工作上的事情，也有些會包括到要處理老闆私人的事情。最常見的工作內容就是行程安排、接聽電話、文書處理、資料整理等等。

要做好秘書的工作，同樣需要良好的反應能力、靈活度要夠、還要再加上另一個重要因素就是要能被信任，尤其是老闆的秘書，是否能夠獲得老闆的信任是很重要的。

秘書的升遷

秘書的升遷就很詭異了，做得特別好的秘書反倒可能沒什麼升遷的機會，因為老闆太依賴你了，捨不得把你調單位，就只好繼續做秘書，除非公司規模很大，老闆身邊需要好幾位秘書，才有可能有晉升的機會，不過這種情況實在是很罕見，所以就常會見到做一輩子的秘書。

此秘書非彼秘書

「執行秘書」或是「秘書長」與我們一般常見的董事長秘書、總經理秘書或是主管秘書雖然名稱上都有「秘書」兩個字，但事實上是有很大的不同的。

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