職場工作中，最浪費時間的竟是...

2015-3-23
文／謝文憲
圖／Cartoonresource

3人喜歡

有效的會議事半功倍，無效的會議事倍功半。
你們會議究竟開對了嗎？

某日「當責執行力」的課程中，我跟學員共同討論「在職場工作中，浪費工作時間、減損工作效率的十大殺手」。很意外的，全班三十三位各級主管，在分六組的討論中，第一名竟然全是「無效的會議」。

有效的會議才能事半功倍

坐在後面聽講，但未參與討論的總經理聽聞答案後，臉色竟然大變。其中一位學員的報告與回答最令人玩味：「我是來上班的，不是來開會的。」他心中好似有一股怒火，報告時的衝動和語氣，似乎不吐不快，坐下來時還多補充一句：「公司的會議已經病入膏肓。」全班都笑了，而總經理的臉色則是越來越沉重。

我深入觀察職場工作多年，無效會議的問題不外乎「過多」、「冗長」、「不必要」。除了與會者缺乏信任基礎，對於主席、老闆或公司長期缺乏共識的組織型態以外，其實上列無效會議都有方法解決。

一般的組織平均約花費百分之七到十五的工時成本在開會上，中階主管更高達約百分之三十五，而高階主管幾乎花費百分之六十的工時成本在開會上。所以說，開會真的是很昂貴的行為。

而我的觀察，會議無效肯定是「上樑不正，下樑歪」，在上位者要負大多數的責任。在這裡我舉三個近期看到的例子跟大家分享。

上個月我與久未謀面在清大擔任教職的好友，在校園內的咖啡廳碰面，除了聊聊暑假廣播專訪的內容外，也順便談談今年我在清大校園演講活動的規劃。午飯後，他在圖書館裡預約了一間小會議室，順便約了兩位承辦同仁一起開會。會議室的預約時間是下午一點到兩點，大家聊著聊著好不愉快。未料一點四十五分，會議室裡掛在門口牆壁上的小機器發出了悅耳的聲音：「你預約時間還剩……十五分鐘」，頓時大家全都笑了，隨後好友跟我說：「憲哥，你要準備離開了，因為兩點鐘準時會切掉電源喔。」

我說：「真有這麼嚴重嗎？」他說：「真的會斷電喔。」此時，我學到的會議管理是：「會議室跟好吃的餐廳一樣，一定要預約」。預約後，為防止人性的惡習，輔以科技的協助，必能有效縮短會議時間。

不是開會時間越久就成事越多

三月初我到一家醫美診所，擔任口語表達訓練的講師。下午的演練時段，由於課程助理臨時去處理下午茶的事宜，不在教室內，沒人可以負責按碼錶計時。學員看出我有些不悅，執行長連忙說：「憲哥別氣，我們開會不用助理計時，我介紹你一樣好東西。」

電源插上、遙控器一按，牆上的LED計時器立馬出現「05:00」字樣，他說：「演練時間五分鐘一到，它就會嗶嗶叫了。」

執行長花了一分鐘跟我及大家說：「我們公司開會報告，連我在內每一個人都有限制時間，會議通知上會載明每一個人的時間長短，超時就是下台。」隨後又說：「我們現在的員工，長話短說的能力都很好，但是比較沒重點，才需要你來訓練啊。」我露出淺淺的微笑，一家一百多人的公司思維，從執行長會議管理的成功祕訣就略見一二了。

此時，我學到的會議管理是，會議要有效，「執行的人，尤其是上位者」，才是成功的關鍵。

年後我邀請了十二位企業內訓講師，進行新春團拜以及產業聯誼，並請大家準備十五分鐘的產業觀察報告與過去一年企業訓練的經驗分享。沒想到大家緊張的不是團拜，而是報告。

以這些驍勇善戰的企業講師而言，報告哪會是難事？真正難的是，在十五分鐘之內，讓台下這些老江湖點頭買單，這才是難事。

會前一個月，我知道大家都很認真準備這難度超高的十五分鐘，我的規定是：「超時滿一分鐘，捐助慈善單位一千元，超過五分鐘，全場會鼓掌逼你下台。」

這時有位老師特別show出他在平板電腦上的倒數計時器，就放在簡報者的前方，字體大、聲音響亮，十分鐘後開始出現提示音，隨後每隔一分鐘都出現提示音。上午十點開始逐一分享，中午還吃飯一小時，全部十二位老師分享與Q&A完畢，竟不到三點鐘，我不是要強調大家有多準時，我是要強調不僅準時，而且過程中，大家時而歡笑、時而省思、時而筆記、時而互動的愉快享受。

有效率的會議或簡報，是可以做到的，而這些老師不僅會說，同時也能做得到。

此時，我學到的會議管理是，有效的會議與簡報是需要「被準備」的。除了日常提升員工的工作技能外，還要養成大家長話短說的能力。試想，面對台下這群人，應該要說什麼，而不是自顧自地，只把你會說的一股腦兒的全都說出來。透過規則、機制、共識和默契，人人都可以成為有效的會議參與者。

最後跟大家分享，影響我會議管理最深的一個人，是信義房屋董事長周俊吉先生，他曾經說：「開會遲到多久，就罰站多久，員工是，董事長也是。」希望大家別再深受會議荼毒了，有效會議，從主管做起。

※本文內容授權自《春光出版》，未經授權不得轉載。

※更多精采好文，請見【上班‧這檔事】好文上架專區。