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不想再加班了啦！快試試這四個方法

2018-5-30
文／清水久三子
圖／simosmme

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自己在工作上曾遇過瓶頸嗎？請一邊瀏覽下面的確認項目，一邊回想平時的工作情況，對於提升工作效率和品質，都非常有幫助。

圖片來源： simosmme，CC Licensed

在此為各位介紹「IPO」思考法，當你想找出潛藏在工作中的瓶頸，進而實現高效率、高品質的時候，這個思考方法非常有幫助。

IPO並不是指初次公開發行的股票，而是粗略的工作步驟，即便看起來非常複雜的工作也是一樣，幾乎所有的工作都是依據「輸入」（Input）、「過程」（Process）、「產出」（Output）的流程進行。

•在「輸入」的階段，必須釐清必須做與不必做的工作，並準備好工作所需的資訊與工具。

•在「過程」的階段，整理、加工手上的資訊與想法，並且具體化。

•最後於「產出」的階段，將之傳遞給目標對象，做出成果。

IPO雖然是非常簡單的思考方法，但是在尋找妨礙工作效率的瓶頸時相當有效，本書則再加上「身心狀態」（Condition）項目，增加找出真正工作瓶頸的機率。人類無法像電腦一樣，隨時都能處於穩定的狀態處理事情，如何維持並增加精力與體力，也是生產力的關鍵因素，因此不可輕忽「身心狀態」。

那麼，為了讓各位檢視一下，自己是否有工作上的瓶頸，請一邊瀏覽下面的確認項目，一邊回想平時的工作情況。

【輸入瓶頸】

□ 總是無法開口拒絕工作，來者不拒。

□ 搞不清楚自己現在的工作內容。

□ 不擅長自己安排工作。

□ 按照事情發生的時間順序處理工作（無法排列工作的優先順序）

□ 行事曆總是被會議填滿。

□ 花很多時間在尋找工作要用的東西

□ 辦公桌上堆滿了文件與雜物

【過程瓶頸】

□ 一邊使用網路或手機，一邊工作

□ 工作時總是被打斷，無法集中精神

□ 明明是重要的事，卻遲遲未有動作

□ 到公司後，才開始思考「今天要做什麼」

□ 同時有好幾個截止日期逼近時，就會亂了手腳

□ 每次都草草下結論

□ 覺得自己明明想得很透澈了，卻總是被說：「拿回去再仔細想想。」

□ 認為「點子的質重於量」

□ 老是想不出獨特、有創意的點子

【產出瓶頸】

□ 重做及修改的工作很多

□ 經常被催促：「做完了嗎？」

□ 別人老是不回信

□ 提出了報告及提案，對方卻沒什麼反應

□ 曾經遇過自己提的案子沒通過，同個案子換成其他人提卻通過了

□ 曾經被說：「我聽不懂你想表達什麼！」

□ 企畫及提案的內容明明很好，卻遭受否決

【身心狀態瓶頸】

□ 覺得煩躁，無法集中精神

□ 慢性疲勞

□ 工作幹勁及表現起伏不定

□ 沒有做任何健康管理

□ 經常感到莫名不安

□ 一天工作結束後，沒有任何成就感、滿足感

□ 沒有一套自己紓解壓力、煩惱的方式

檢視的結果如何？在輸入、過程、產出、身心狀態當中，哪邊的勾勾比較多呢？勾勾多的地方，非常有可能隱藏著，降低你工作速度的瓶頸。

集中於「輸入」的人，工作與事物多到滿出來，發生了阻塞的狀況。

集中於「過程」的人，工作及孕育點子的方式沒效率、成效差。

集中於「產出」的人，因為無法滿足主管跟顧客的期望，因此時間被各種「重做」吃掉。

集中於「身心狀態」的人，精力及體力超出負荷，追趕不上工作所需，因此無法維持一定的工作速度。

我想應該也有人的勾勾同時分散於數個地方，但是，必須弄清楚是哪個環節拉慢了生產力，才有辦法突破瓶頸。

四大能力，快速提升你的工作品質

解除瓶頸之後，透過學習「選擇力」「處理力」「突破力」「持久力」四大能力，提高你的工作速度及品質，而這四種能力也有助於消除「IPO＋身心狀態」瓶頸。

第一個能力「選擇力」：

指的是丟掉不必要的東西或工作任務，將精力集中於最重要事情上的能力。如果工作太多，或是根本就走錯方向，即便工作效率再高，到頭來也只是白忙一場。而且龐大的資訊與雜亂無章的東西，會妨礙判斷及工作起步的速度。選擇應該做的事與必須的工具，是避免工作時猶豫不決，能夠集中火力於一件事情上的必要能力。

第二個能力「處理力」：

指的是整頓好「時間」「習慣」「思考」，使必須做的任務可以更快、更有效完成的能力。杜絕妨礙思考的各種誘惑，將注意力集中於眼前的工作，能飛快的提升你的工作品質。讓思考的品質達到最高水準，可以提高兼顧工作速度及品質的可能性。

第三個能力「突破力」：

指的是回應對方的期待，在最短的時間內讓對方點頭說好的能力。沒有工作是一個人能獨立完成的，若無法符合客戶或上司的期望，即便工作速度再怎麼快，最後還是必須重做，結果只是浪費時間。「突破力」也可以避免執行階段不必要的衝突，讓自己的意見容易被接納。

第四個能力「持久力」：

指的是維持穩定高生產力的重要基礎—「身心狀態」的能力。人一旦忙碌起來，就容易改變作息、忽略運動的重要。但實際上，工作能力越好的人，越是注重身心健康。像作家村上春樹就是有名的例子。村上在成為全職作家之後開始慢跑，但他是為了寫作而跑，而不是為了健康而跑。他在著作中這樣寫道：「『基礎體能』是孕育創造力不可或缺的必要項目之一。」

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