開會根本浪費時間 大家都很痛

• 2017-3-1
• 文／洪雪珍
• 圖／US Department of Edu

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很少上班族喜歡開會，經常可以聽到這些抱怨：「要我們工作有效率，就是少開會！」「會議時間縮短，把時間用來工作，可以做更多的工作，不必加班。」

開會，只是浪費時間？

其實，會議非常重要！比如藉著討論形成共識，調整方向，對準焦點，否則埋首工作的結果，極有可能和公司要走的方向一南一北，各走各的路，或是抓錯重點，白費力氣，遭致反效果。

既然如此，為什麼大家還討厭開會？

「開會沒有用，開了沒有結論，或是有結論沒行動，最後未見成效，浪費大家時間！」

說得極是，開會是昂貴的，每個會議都有成本，不只是人事成本，還有機會成本，比如業務經理不來開會三小時，去拜訪客戶可以成交三十萬元的生意，會議無效就浪費機會成本三十萬元，所以會議需要規畫，講究方法，以展現成效，才能讓大家喜歡開會。

〈觀念1〉：會議前，就決定成效

會議是否有成效，在開會前就決定一半，會議不是從進入會議室才開始，而是在召開前就已經在進行。

人數超過四人以上，就屬於有規模的會議，用來討論大方向或重要議題，目的在於形成共識，召集人在事前就要給足訊息，比如：主題、大綱，以及相關訊息，讓大家提早準備，會議才不會陷入你一言我一語的紛擾不休中。

在會議之前，優異的召集人還會事先徵詢大家的初步意見，並讓彼此了解立場與態度，及時調整發言內容，到了開會時可以快速形成共識，既是一派和樂又有建設性。

〈觀念2〉：站著開會，十五分鐘結束

現在企業組織走向扁平化，也經常要推動整合性專案，跨部門溝通非常重要，一遇到問題，大家一喊，隨時開個小會，目的在於解決問題，不講陣仗也不講排場，輕薄短小更見效率！

首要原則是找「關鍵性」的人開會即可，不必找其他「相關性」的人與會，人數維持在三至四人尤佳。其次，站著開會，速戰速決，不浪費時間，可以減少對開會的排斥感。

〈觀念3〉：畫圖，比文件還重要

一般人開會，最常給大家看密密麻麻的報表，一堆文字與數字，根本看不清楚！或是做了一個「漂亮到要死」的簡報檔，而忘記會議是用來討論，不是用來報告，必須要能「翻案」調整想法與作法才行。

因此，有效率的會議，最重要的「道具」不是會議室，而是一面白板，將討論的內容畫出來，一目瞭然，錯了便擦掉，最容易產生結論，也最不容易出現誤解。 從小學到大學上了十二年美術課，但是台灣上班族最不會做的事竟然是畫圖，無法用簡單一張圖解釋整個流程，或是專案的優缺點。在表達這件事上，口頭最容易遺漏訊息，而大家也不愛讀文字，唯有圖表兼具親和力與表達力。

※本文內容授權自《自由時報》，未經授權不得轉載。

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